Wie funktioniert die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) soll dafür sorgen, dass Ärzte, Ärztinnen, Krankenhäuser und Apotheken Patientendaten untereinander teilen und so besser über den Zustand ihrer Patienten und Patientinnen informiert sind. Wie man als Patient an eine solche Akte kommt, welche Vorteile sie bringen kann und wie man die Kontrolle über seine Daten behält, erfahren Sie hier.

Wenn Sie zum Arzt gehen, wird in der Praxis eine Patientenakte für Sie angelegt. Darin werden alle wichtigen Daten zu Ihrer Krankengeschichte dokumentiert – etwa Gründe für den Arztbesuch, Untersuchungen, Diagnosen und verschriebene Behandlungen. Diese Informationen können wichtig sein, z. B. für andere Ärzte, die Sie besuchen oder bei einer Behandlung im Krankenhaus.

Im Behandlungsverlauf können so viele verschiedene Dokumente und Informationen zusammenkommen. Das Problem: Nicht immer funktioniert der Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Ärzten und anderen Gesundheitseinrichtungen. Dadurch können wichtige Informationen verloren gehen. Hier setzt die elektronische Patientenakte (ePA) an. Sie wird nicht vom Arzt, sondern vom Patienten verwaltet.

Die elektronische Gesundheitsakte ist eine digitale Sammelmappe, in der alle wichtigen Informationen zu Gesundheitszustand und Krankheitsgeschichte eines Patienten gespeichert werden. Anders als bisherige Patientenakten wird sie aber nicht in der Arztpraxis, sondern auf den Servern der Aktenanbieter gespeichert. Sie ist über die elektronische Gesundheitskarte abrufbar, bei privat Krankenversicherten über die ePA-App. So hat man Daten wie eingenommene Medikamente, frühere Behandlungen oder Röntgenbilder immer zur Hand – egal zu welchem Arzt oder in welches Krankenhaus man geht. Das hat z. B. folgende Vorteile:

• Unterlagen können leichter zwischen Ärzten, Ärztinnen, Krankenhäusern und anderen Ansprechpartnern im Gesundheitswesen geteilt werden.
• Sie müssen keine Arztbriefe oder Befunde in Papierform mehr aufheben.
• Unnötige Mehrfachuntersuchungen und Doppelbehandlungen werden vermieden
• Ärzte und Ärztinnen haben einen Überblick über Medikamente, die der Patient einnimmt und können bei Verschreibungen darauf achten, dass alle Medikamente miteinander verträglich sind.

Wichtig: Patienten und Patientinnen alleine entscheiden, welche Daten in der ePA gespeichert werden und wer Zugriff darauf erhält.

Sofern sie nicht widersprochen haben, steht Ihnen Ihre ePA seit Anfang 2025 automatisch zur Verfügung. Um die ePA zu nutzen, können Sie diese in der App Ihrer Krankenkasse einsehen und verwalten. Wer kein Smartphone besitzt oder die App nicht verwenden möchte, kann die ePA auch über einen Computer oder über eine bevollmächtigte Person nutzen.

Auch Kinder und Jugendliche bekommen eine elektronische Patientenakte (ePA), sobald sie gesetzlich krankenversichert sind. Bis sie 15 Jahre alt sind, entscheiden die Eltern oder die Sorgeberechtigten, ob eine ePA angelegt wird. Ab dem 15. Geburtstag können die Jugendlichen selbst entscheiden, ob sie eine ePA haben möchten.

Auch erste private Krankenversicherungen bieten ihren Versicherten eine ePA in der Versicherten-App an. Andere bereiten dies vor.

Folgende Unterlage können in der ePA-App gespeichert werden:

• Arztbriefe, Laborwerte, Befunde
• Mutterpass, Impfausweis, Zahnbonus-Heft
• Bei Kindern: U-Heft
• Notfall-Datensatz: Das sind bestimmte Daten zu Ihrer Gesundheit, die Ärzte und Ärztinnen benötigen, um Sie bei einem medizinischen Notfall richtig zu versorgen.
• Medikamentenplan und E-Rezepte
• Persönliche Dokumente, z. B. Blutdrucktagebücher oder Patientenverfügungen
• Elektronische Krankschreibungen
• Daten aus Disease-Management-Programmen
• Angaben zur Pflege oder pflegerischen Versorgung

Weigert sich eine Praxis oder Einrichtung, die ePA zu befüllen, können sich die Versicherten an ihre Krankenkasse oder an die zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) wenden.

Wie kann ich eigene Dokumente in der ePA speichern?

Sie können auch ältere Dokumente, die Sie zu Hause aufbewahrt haben, in der ePA speichern. Dazu müssen Sie die Dokumente mit dem Handy abfotografieren oder einscannen und anschließend in die App hochladen.

Wichtig: Sie allein bestimmen, welche Daten in Ihrer ePA gespeichert oder auch wieder gelöscht werden.

Ihre  elektronische Gesundheitsakte gehört nur Ihnen alleine. Das Gesetz gibt vor, welche Personen überhaupt Einblick in eine ePA erhalten dürfen. Diese müssen über einen sogenannten elektronischen Heilberufsausweis verfügen. Das sind beispielsweise:

• Ärzte und Ärztinnen
• Zahnärzte und Zahnärztinnen
• Apotheken
• Pflegepersonal
• Hebammen, Physiotherapeuten oder Diätassistentinnen
• Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen

Wenn Sie Ihre Gesundheitskarte in einer Arztpraxis oder in einem Krankenhaus einstecken, erhalten diese für 90 Tage Zugriff auf die gespeicherten Gesundheitsdaten. Über die App können Sie zusätzlich steuern, wer auf welche Daten in Ihrer ePA zugreifen darf und für wie lange. Außerdem können Sie Dokumente auch so einstellen, dass niemand außer Ihnen selbst Zugriff darauf hat.

Die ePA wurde für alle gesetzlich Versicherten, die nicht widersprochen haben, planmäßig am 15. Januar 2025 eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt können Versicherte ihre Dokumente in die ePA hochladen oder von der Krankenkasse hochladen lassen. Über die ePA-App können sie auch Medikationslisten sowie Abrechnungsdaten einsehen.

Gleichzeitig begann die Testphase für Ärzte und andere Leistungserbringer in den Modellregionen Hamburg, Franken und Teilen von NRW. Nach erfolgreichem Abschluss soll die ePA bundesweit bei allen Leistungserbringern genutzt werden. Der bundesweite Start der ePA wird frühestens Anfang des zweiten Quartals 2025 erwartet. Damit verschieben sich auch die geplanten Ausbaustufen der ePA, z. B. der elektronische Medikationsplan.

Ist die elektronische Patientenakte Pflicht?

Nein. Aber wer keine ePA möchte, muss aktiv Widerspruch einlegen. 

Wer sie nicht möchte, kann schon vor der Einführung der ePA Widerspruch einlegen. Die gesetzlichen Krankenkassen haben den gesetzlichen Auftrag, sich ein geeignetes Widerspruchsverfahren zu überlegen. Die Versicherten sollen zeitnah von ihrer Kasse darüber informiert werden. Ab dann haben Sie sechs Wochen Zeit, die ePA abzulehnen. Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt gegen Ihre elektronische Patientenakte Widerspruch einlegen. Die Krankenkasse muss Ihre Akte dann löschen.

Neben all den Vorteilen, die die elektronische Patientenakte verspricht, gibt es auch Kritikpunkte, z. B. von Datenschützern, IT-Sicherheitsexperten und Verbraucherschützern.

• Menschen, die kein Smartphone oder Tablet besitzen, sind in der Verwaltung ihrer ePA extrem eingeschränkt.
• Durch Hackerangriffe und Missbrauch bestünde die Gefahr, dass Patientendaten in die falschen Hände gelangen.
• Es fehle an unabhängigen und verständlichen Informationen zu den Funktionen und Risiken der ePA, um Patienten und Patientinnen eine selbstbestimmte Entscheidung zu ermöglichen.
• Patienten und Patientinnen, die die elektronische Patientenakte ablehnen,  dürfen keine Nachteile entstehen.

Ist die elektronische Patientenakte Pflicht?

Seit Oktober 2025 sind Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser verpflichtet, die ePA zu benutzen. Sollten diese sich weigern, die ePA zu befüllen, können Sie sich an Ihre Krankenkasse wenden. 

Für Patienten und Patientinnen ist die Nutzung der ePA aber freiwillig.

Wie kann ich die elektronische Patientenakte ablehnen?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist freiwillig. Versicherte können jederzeit entscheiden, ob sie eine ePA nutzen möchten. Die Krankenkassen haben ein einfaches Verfahren eingerichtet, über das jederzeit Widerspruch eingelegt werden kann. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrer Krankenkasse.

Warum steht die ePA für alle in der Kritik?

Neben all den Vorteilen, die die elektronische Patientenakte verspricht, gibt es auch Kritikpunkte, z. B. von Datenschützern, IT-Sicherheitsexperten und Verbraucherschützern. 

• Durch Hackerangriffe und Missbrauch bestünde die Gefahr, dass Patientendaten in die falschen Hände gelangen.
• Es fehle an unabhängigen und verständlichen Informationen zu den Funktionen und Risiken der ePA, um Patienten und Patientinnen eine selbstbestimmte Entscheidung zu ermöglichen.
• Für Patienten und Patientinnen, die die elektronische Patientenakte ablehnen, könnten Nachteile in ihrer Versorgung entstehen.

Welche neuen Funktionen bekommt die ePA?

Ab 2026 wird die ePA um einen digitalen Medikationsplan erweitert. Dort können Patientinnen und Patienten genau sehen, welche Medikamente sie wie und in welcher Dosis einnehmen müssen. Außerdem können sie über ihre Krankenkassen App Benachrichtigungen erhalten, wenn jemand auf ihre Akte zugreift. Zuerst werden diese Funktionen in Testregionen ausprobiert, bevor sie für alle verfügbar sind. Falls die Tests erfolgreiche sind, soll die Funktion ab 2027 für alle Versicherten zur Verfügung stehen.

Kann ich auch als Versicherter einer privaten Krankenversicherung die ePA nutzen?

Ja, auch als Versicherter einer privaten Krankenversicherung (PKV) können Sie die elektronische Patientenakte (ePA) nutzen. Allerdings hängt dies davon ab, ob Ihre PKV eine ePA anbietet. Viele private Anbieter bereiten dies aktuell vor. Wenn Ihre PKV eine ePA bereitstellt, werden Sie von der Versicherung informiert, wie Sie eine ePA anlegen und die ePA-App einrichten können.

Wie sieht es bei der ePA denn in Punkto Datenschutz aus?

Informationen zur eigenen Gesundheit sind sehr sensible Daten. Laut Angaben der Betreiber erfüllt die elektronische Akte die hohen gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Die Server, auf denen die elektronischen Patientenakten gespeichert werden, befinden sich in Deutschland und unterliegen den europäischen Datenschutzbestimmungen. Alle Dokumenteninhalte sollen so verschlüsselt sein, dass sie ohne Zugriffsberechtigung nicht lesbar sind.

Dennoch äußern IT-Expertinnen und -Experten auch immer wieder Kritik an der Sicherheit der ePA und der digitalen Infrastruktur, auf der sie basiert.

Kann ich die ePA auch ohne die App nutzen?

Auch wenn sie kein Smartphone oder Tablet besitzen, können gesetzlich Versicherte eine ePA besitzen. Sie können die Zugriffsrechte dann aber nicht über die App verwalten. Es ist möglich, einen Angehörigen als Verwalter oder Verwalterin über Ihre ePA einzustellen. Die Nutzung der ePA ist für Versicherte auch über einen PC möglich.